Вы руководитель компании, отдела, проектной команды. Вам нужно организовывать не только свое время, но и время своих подчиненных. Не только лично, но и всей командой укладываться в сроки, быстро реагировать на новые задачи и проблемы, эффективно распределять ресурсы времени сотрудников.

Это невозможно сделать без хорошо настроенной ИТ-платформы для корпоративного тайм-менеджмента, и без четких правил работы всех сотрудников на этой платформе.

У вас должны быть единообразно заполняемые календари для понимания, кто чем занят и удобного назначения встреч. Единая система постановки задач и отчетности по ним. Единые правила работы с мессенджерами - кто, кому, по каким вопросам и где должен писать. Упорядоченный "бизнес-ритм" регулярных совещаний и четкие перечни разбираемых на этих совещаниях вопросов. И т.д., и т.п.

В вашей компании должно быть не только внедрено удобное, богатое функционалом, хорошо настроенное ИТ-решение. Чтобы оно эффективно использовалось, необходим обязательный для всех сотрудников свод "правил хорошего тона" в части тайм-менеджмента, облегчающих всем жизнь и ускоряющих работу. Этот свод мы называем "корпоративным стандартом тайм-менеджмента". И именно этот стандарт диктует требования к выбору ИТ-платформы.

Лет 10 назад платформа для корпоративного тайм-менеджмента была практически безальтернативна - Microsoft Outlook на базе Microsoft Exchange, часто в связке с SharePoint как корпоративным порталом.

Однако монополию Outlook постепенно подрывали альтернативные решения, такие как Trello, Asana и Jira для управления задачами, Google-календарь для управления календарями и т.п.

Параллельно с ними активно развивались и российские платформы, такие как Битрикс24, Пайрус, Яндекс-трекер, Первая форма, План-фикс и др. В чем-то они отставали по функциональности от западных аналогов, в чем-то опережали. Эти решения постепенно завоевывали свою долю рынка за счет лучшего понимания потребностей именно российского бизнеса, русской техподдержки, обширной партнерско-внедренческой сети.

В какой-то момент в тайм-менеджерском ИТ-ландшафте произошел взрыв Йеллоустоунского вулкана, тектонический разлом - наступила эпоха импортозамещения программного обеспечения.

Некоторые западные сервисы просто отключили российских клиентов, причем в крайне некорректной форме, с гибелью всех данных и сожжением всех предоплаченных подписок. Некоторые дали переходный период. Другими стало неудобно пользоваться из-за проблем с платежами. И если сегодня для оплаты годовой подписки Outlook.com вам нужно "всего лишь" лететь за киргизской или узбекской карточкой, то никто не гарантирует, что завтра Майкрософт не отключит этот сервис для русских клиентов с гибелью всех ваших данных.

Поэтому даже если вы не госкорпорация, не оборонное предприятие, не администрация губернатора, - настоятельно рекомендую переходить на отечественные решения. Тем более по функциональности они уже не уступают, а часто и превосходят западные аналоги, не говоря уже о цене.

На семинаре "Корпоративный тайм-менеджмент", который мы проводим и в корпоративном формате, и в открытом - для топ-менеджеров из разных компаний, - самые жаркие дискуссии возникают вокруг плюсов и минусов разных ИТ-решений. "Мы устали допиливать Битрикс - Вы просто не умеете его готовить! - Попробуйте Лидертаск, он очень удобен - Мы никак не можем найти замену любимому Трелло ..." - и это может продолжаться без конца.

К моему большому сожалению, в 90% случаев владельцы бизнеса и топ-менеджеры пытаются выбирать ИТ-решение на основе примитивной, несистемной и крайне вредной "вкусовщины". Уровня "нравится - не нравится", "умеет - не умеет" и т.д. Результаты такого выбора всегда плачевны. Через год, два, три неудачно выбранную и криво внедренную систему в лучшем случае приходится мучительно допиливать и дополнять всяческими заплатками, в худшем - полностью заменять, с огромным стрессом для компании.

Запомните важнейшее правило:

Вы сначала должны определить основные требования корпоративного стандарта тайм-менеджмента, и уже на их основе формулировать требования к ИТ-платформе.

В корпоративный стандарт тайм-менеджмента обычно входят пять блоков: 1. Контроль поручений, 2. Секретариат, 3. Планирование рабочих графиков, 4. Совещания, 5. Коммуникации (e-mail, мессенджеры и т.п.).
Например, вы прорабатываете раздел стандарта "Совещания: подготовка, проведение, отслеживание решений". Рабочая группа проекта задает себе ряд вопросов:

"Есть ли в нашей компании совещания, требующие юридически значимых голосований с использованием электронной подписи (совет директоров, правление, комитеты)?" Если да, вы сразу видите очень серьезное требование к ИТ-платформе, которое вычеркивает значительную долю популярных решений.
"Нужна ли нам возможность вносить в повестку совещаний вопросы, прикрепляя к ним документы, и организуя предварительную дискуссию по этим документам?" Если да, вам нужно внимательно посмотреть, как в интересующих вас ИТ-платформах организовано обсуждение документов и задач, и насколько удобно можно будет реализовать работу с повесткой совещаний.
"Хотим ли мы отслеживать исполнение принятых на совещании решений?" Если да - раздел "Совещания" нужно сразу увязывать с разделом "Контроль поручений" и прорабатывать соответствующие возможности ИТ-платформы.
"Нужна ли нам работа с материалами совещаний с мобильных устройств?" Если да - есть ли удобное мобильное приложение у ИТ-платформы, или только веб-версия? Позволяет ли это мобильное приложение работать с конфиденциальными документами?
"Для онлайн-совещаний устроит ли нас совершенно отдельный сервис, напр. Вебинар.ру или Яндекс-Телемост, или нам важно, чтобы записи онлайн-совещаний фиксировались вместе с протоколами и решениями?" Тогда ИТ-платформа должна содержать в себе механизмы работы с видеоконференциями.

Вы видите, что даже один из разделов корпоративного стандарта тайм-менеджмента, проработанный всего на 3-4 вопроса вглубь, резко меняет ваш взгляд на ИТ-решение. Вместо сиюминутной "вкусовщины" вы начинаете выдвигать к ИТ-платформе серьезные и хорошо проработанные бизнес-требования, которые долгие годы будут экономить вам тысячи человеко-часов.

Разумеется, кроме тайм-менеджерских требований, вы анализируете окружающий управленческий ландшафт. Должна ли ваша платформа содержать в себе функции CRM, или взаимодействовать с уже имеющейся CRM-системой? Будете ли вы использовать профессиональное решение для управления проектами, например Спайдер-проджект, или достаточно будет управления проектами в таск-трекере основной ИТ-платформы? Предпочтительно ли облачное решение, или разворачиваемое на ваших корпоративных серверах?

Важных вопросов много, и к сожалению, их трудно даже вовремя задать, не то что ответить на них, не имея опыта десятков и сотен внедрений в различных компаниях, не собрав большую коллекцию "набитых шишек".

Обратиться к нам за экспертной поддержкой. Более 20-ти лет мы внедряем корпоративный тайм-менеджмент в самых разных российских компаниях - от крупнейших корпораций и госорганов до сотен компаний среднего владельческого бизнеса. География - вся страна, отрасли - практически весь ОКВЭД. У нас очень хорошая "насмотренность глаза" и "набитость руки" на тайм-менеджерскую проблематику в компаниях.

При этом мы не являемся внедренцами какого-либо конкретного ИТ-решения. Мы хорошо их знаем, активно общаемся с компаниями-производителями, можем порекомендовать внедренцев, дописывателей и допиливателей разных платформ, но сами как управленческие консультанты сохраняем независимость. Мы поможем вам выбрать ИТ-решение, которое лучше всего реализует для вас методологию корпоративного тайм-менеджмента и облегчит вашу жизнь, а не то, у которого самые щедрые партнерские выплаты внедренцам.

Чтобы присмотреться друг к другу, предлагаем вам сделать три простых шага:

1. Пройти онлайн экспресс-диагностику вашего текущего состояния тайм-менеджмента - заполнить подробную анкету и на ее основе организовать бесплатную онлайн-встречу с нашим консультантом. Для этого достаточно заполнить заявку в форме ниже.
2. Заказать семинар "Корпоративный тайм-менеджмент" для топ-менеджеров вашей компании. Программу семинара можно получить, заполнив заявку. Это не просто обучающий семинар - это стратегическая сессия, на которой команда топ-менеджеров одновременно изучает основные принципы и техники корпоративного тайм-менеджмента, и на их основе формулирует основные позиции и требования вашего будущего ТМ-стандарта и пожелания к "идеальной" ИТ-платформе.
3. Посетить семинар "Корпоративный тайм-менеджмент" в открытом формате, ближайший пройдет в пятницу 18 ноября, в Президент-отеле на Большой Якиманке. На открытом семинаре мы не сможем проработать специфику и особенности вашей компании так глубоко, как на корпоративном, но зато это быстрый и удобный способ освоить основные техники и подходы корпоративного тайм-менеджмента, пообщаться с экспертами в кофе-паузах.